Hoy vamos a dar un paso más y empezar a utilizar la estructura digital que hemos creado en las semanas anteriores. Si recuerdas, elegimos Google Workspace no solo por su funcionalidad, sino porque ofrece una integración completa y una gestión centralizada, algo muy necesario para cualquier empresa en proceso de digitalización.

Google Workspace es una herramienta diseñada para simplificar la colaboración, organizar documentos de manera simplificada y mantener toda la información accesible y segura en un solo lugar. Hoy vamos a aprender a gestionar y compartir documentos, crear espacios de trabajo compartidos y explorar las primeras herramientas de productividad que Google pone a tu disposición.

El objetivo es que te sientas cómodo trabajando en este entorno, y que tengas el control total de tu información, de manera que el flujo de trabajo de tu empresa sea más ágil, seguro y profesional. Con esta base sólida, podrás aprovechar todas las ventajas de la digitalización sin complicaciones.

Para que puedas gestionar la información de tu negocio de manera clara y sencilla, es importante que tengas una estructura de carpetas bien definida en Google Drive. Este sistema te permitirá guardar todos los documentos importantes de tu empresa de forma organizada, ayudándote a encontrarlos rápidamente cuando los necesites, a evitar duplicidades y a acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

Empieza creando una carpeta principal donde almacenarás toda la información relacionada con tu empresa. Ponle el nombre de tu negocio para identificarla rápidamente, sobre todo si tienes otros archivos personales en Google Drive. Dentro de esta carpeta principal, vamos a añadir subcarpetas para agrupar los diferentes tipos de documentos de tu negocio.

Carpeta principal: MiEmpresa

• Documentos internos: Usa esta carpeta para guardar todo tipo de documentos internos, como políticas de la empresa, manuales, procedimientos, o cualquier información destinada al uso interno del equipo de trabajo.
• Proyectos: Dentro de esta carpeta, crea una subcarpeta para cada proyecto en marcha. Aquí podrás guardar archivos específicos del proyecto, como planes, informes y cronogramas, para que tengas toda la información reunida.
• Clientes: Crea una subcarpeta para cada cliente (por ejemplo, “Cliente 1”, “Cliente 2”). Aquí guardarás documentos como contratos, propuestas, acuerdos y cualquier archivo relevante a ese cliente.
• Proveedores: Haz lo mismo para tus proveedores frecuentes, nombrando las carpetas como “Proveedor 1”, “Proveedor 2”. Esto facilita el seguimiento de facturas, pedidos y correspondencia con cada uno.
• Finanzas: Guarda aquí documentos relacionados con la parte económica de tu empresa, como facturas, recibos y reportes de gastos.
• Plantillas: Si utilizas ciertos formatos de documentos de manera recurrente (por ejemplo, plantillas de contratos, presupuestos, o facturas), guárdalos en esta carpeta. Así podrás hacer copias rápidamente sin tener que buscarlas o crearlas cada vez.

Si trabajas con un equipo o colaboras con personas externas, es importante configurar los permisos de acceso en tus carpetas. Esto no solo facilita la organización, sino que también protege la información sensible, ya que puedes decidir qué archivos puede ver o editar cada persona.

• Permisos de solo lectura: Este permiso permite que otros puedan consultar el archivo sin hacer cambios. Es útil para carpetas o documentos que solo necesitas compartir a modo de referencia. Por ejemplo, si tienes políticas internas en “Documentos internos”, puedes configurar permisos de solo lectura para evitar modificaciones.
• Permisos de edición: Si quieres que otros miembros del equipo puedan añadir o modificar la información, usa los permisos de edición. Esto es ideal para carpetas colaborativas, como “Proyectos” o “Clientes”, donde varias personas pueden necesitar trabajar con los documentos.

Una estructura organizada no solo facilita el trabajo, sino que evita que acabes con documentos dispersos. A medida que pasa el tiempo, es fácil acumular archivos y carpetas, y sin un sistema claro, encontrar lo que necesitas puede volverse complicado. Aquí tienes algunos consejos prácticos para mantener el orden:

• Nombra tus archivos y carpetas de forma clara: Usa nombres específicos para que sepas qué contiene cada archivo sin necesidad de abrirlo. Por ejemplo, en lugar de llamar a un archivo “Informe”, ponle un nombre como “Informe Cliente 1 – Enero 2024”. Esto te ahorrará tiempo y evita confusiones.
• Usa etiquetas y colores para resaltar carpetas importantes: Google Drive permite cambiar el color de las carpetas, lo que es útil para identificar visualmente áreas clave como Clientes, Proyectos o Documentos internos. Asigna un color específico a cada tipo de carpeta para hacer más fácil su localización.
• Archiva carpetas que ya no usas: A medida que completes proyectos o finalices relaciones con clientes o proveedores, puedes mover esas carpetas a una subcarpeta de “Archivado” o “Inactivos”. Esto mantendrá tu Drive despejado y centrado en los documentos actuales.

Google Drive te permite sincronizar archivos y carpetas en todos tus dispositivos, algo muy práctico si necesitas acceder a los documentos de tu empresa desde el móvil, la tablet o desde una computadora fuera de la oficina.

• Instala Google Drive en tus dispositivos móviles: Esto facilita el acceso a los documentos en cualquier momento. También puedes descargar Google Drive para escritorio, lo que permite tener los archivos disponibles en tu computadora sin necesidad de usar el navegador.
• Acceso sin conexión: Google Drive te permite abrir documentos seleccionados sin conexión a Internet. Esta opción es útil si estás trabajando en un documento y necesitas consultarlo en un lugar sin conexión. Solo tienes que activar el acceso sin conexión en la configuración de Google Drive.

Google Docs es una herramienta muy práctica para crear y gestionar documentos de texto de forma fácil y colaborativa. Es ideal para el día a día de cualquier negocio, ya que permite no solo generar documentos de forma rápida, sino también colaborar con otros usuarios en tiempo real. Aquí vamos a ver cómo crear plantillas que te ayudarán a agilizar el trabajo y a mantener la coherencia en la documentación de tu empresa. Plantillas como propuestas, contratos o actas de reuniones son recursos que, con un buen formato inicial, te ahorrarán tiempo y mejorarán tu organización.

El primer paso es crear una plantilla para cada documento que suelas necesitar en tu actividad diaria. Las plantillas funcionan como un modelo base; cada vez que necesites usar una, solo tendrás que hacer una copia y personalizarla, sin tener que empezar de cero. Esto te ayuda a ahorrar tiempo y a mantener una estructura constante en tus documentos.

1. Abre Google Docs: Comienza creando un documento desde tu cuenta de Google Workspace. Para ello, solo necesitas ir a Google Docs y seleccionar la opción de “Documento en blanco” o partir de una plantilla preexistente en la galería de Google Docs si alguna se adapta a tus necesidades.

2. Diseña el Formato de tus Documentos: Empieza dando formato a tu documento según el tipo de plantilla que necesitas. Por ejemplo:

   • Propuesta comercial: Define un encabezado que incluya el nombre de tu empresa, logo y datos de contacto. Añade secciones para detallar la propuesta, el coste, y los términos y condiciones.
   • Contrato: Crea un documento con secciones específicas para los términos del contrato, nombres de las partes involucradas, fechas y firma. Puedes añadir líneas en blanco o comentarios de ayuda para que sea fácil de completar.
   • Actas de reuniones: Estructura el documento con un encabezado de fecha, asistentes y temas de discusión. Añade espacio para las conclusiones y próximos pasos.

3. Guarda tus Plantillas en la Carpeta de “Plantillas”: Una vez que hayas creado tu documento base, guarda cada plantilla en la carpeta de “Plantillas” que tienes dentro de la estructura de Google Drive que configuramos anteriormente. Esto te permitirá acceder rápidamente a ellas y tener siempre una versión original sin cambios.

Google Docs es muy útil cuando necesitas colaborar con otras personas en la creación y edición de un documento. Al trabajar en la nube, puedes invitar a otros usuarios a editar o ver el documento en tiempo real, ideal para recibir feedback inmediato o revisar detalles sin enviar versiones por correo una y otra vez.

1. Haz clic en el Botón de “Compartir”: Una vez que tengas un documento listo para compartir, haz clic en el botón de “Compartir” en la esquina superior derecha. Aquí podrás añadir las direcciones de correo de las personas que quieres invitar.
2. Configura los Permisos de Acceso:
   • Solo lectura: Da acceso a personas para que puedan ver el documento sin hacer cambios. Útil para compartir información que no necesita ser editada.
   • Comentario: Da acceso a los usuarios para que dejen comentarios, sin modificar el texto directamente. Ideal para revisiones.
   • Edición: Permite que los usuarios hagan cambios en el documento. Esto es útil si trabajas con alguien de tu equipo o con un cliente que necesite modificar el contenido.

Una vez que tengas tus plantillas configuradas, es importante que mantengas un orden en Google Drive para que puedas acceder a ellas cuando las necesites. Aquí algunos consejos:

• Nombrado Consistente: Dale nombres específicos a cada plantilla. En lugar de “Plantilla de propuesta”, usa algo como “Propuesta comercial – Modelo”. Esto facilita la búsqueda.
• Usa Colores o Iconos para Diferenciar Carpetas: Google Drive permite asignar colores a las carpetas, así que puedes dar un color específico a la carpeta de plantillas o a subcarpetas específicas para identificar rápidamente los tipos de documentos que tienes.
• Revisa y Actualiza las Plantillas Periódicamente: Con el tiempo, puede que quieras hacer ajustes en las plantillas para adaptarlas a las necesidades cambiantes de tu negocio. Haz una revisión cada cierto tiempo para asegurarte de que siguen siendo útiles y están actualizadas.

Tal y como vimos en el capítulo anterior, ya tenemos nuestros clientes y proveedores organizados en el CRM de Holded. Esta herramienta no solo centraliza la información de contactos, sino que también te informa puntualmente sobre facturas pendientes, vencidas, impuestos, y cualquier dato que hayas configurado dentro de la propia plataforma. Es decir, Holded cubre de manera automatizada el control de nuestras operaciones financieras y de gestión de clientes. Con esta estructura, el uso de Google Sheets se relegará a tareas más operativas y específicas que no entren directamente en el flujo de trabajo del CRM, y que complementen la gestión sin duplicar datos.

Google Sheets es una herramienta perfecta para crear reportes personalizados y analizar tendencias. En lugar de usarla para el control diario de tus operaciones (ya cubierto por Holded), puedes aprovecharla para obtener reportes, análisis de datos y métricas adicionales a partir de la información que ya tienes en el CRM. Esto te permite tener una visión amplia y detallada de tus operaciones sin tener que manipular datos de forma manual.

Aunque muchas empresas aún utilizan hojas de cálculo para llevar el control de facturas, pedidos o contactos, no es necesario si tienes una estructura de herramientas bien configurada. Manipular datos manualmente en una hoja de cálculo no solo implica un riesgo elevado de errores, sino que también añade una carga innecesaria de trabajo. Con un CRM que centraliza la información de manera automática, la hoja de cálculo se convierte en un complemento útil para analizar datos y obtener insights sin duplicar esfuerzos.

Google Sheets es ideal para crear reportes y gráficos basados en los datos que tienes en Holded. La idea es que cojas los datos básicos que ya genera tu CRM y los uses en Google Sheets para obtener reportes que reflejen la evolución de tus ventas, el rendimiento de tus campañas, o el flujo de efectivo, entre otros.

1. Abre Google Sheets y crea un nuevo documento: Ve a Google Sheets desde tu cuenta de Google Workspace y selecciona “Hoja en blanco” para empezar.
2. Nombra el archivo: Dale un nombre claro, como “Reporte de ventas mensuales” o “Análisis de flujo de efectivo”, según el tipo de reporte que quieras crear.
3. Define las columnas y datos clave: Crea columnas para los datos que necesitas analizar. Algunos ejemplos incluyen:
   • Fecha: Fecha de la transacción o del registro.
   • Categoría: Tipo de ingreso o gasto, por ejemplo, “Venta de productos”, “Consultoría” o “Gastos de suministros”.
   • Importe: Monto de cada entrada o salida.
   • Total acumulado: Una columna donde puedas ver la suma progresiva de los montos, para tener una visión del saldo total.

Una vez definida la estructura básica, puedes exportar tus datos de Holded (por ejemplo, el historial de ventas) y copiarlos a tu hoja de cálculo en Google Sheets. Así puedes comenzar a crear gráficos y usar fórmulas para hacer cálculos y obtener métricas que no están disponibles de manera predeterminada en el CRM.

Un gráfico ayuda a interpretar la información rápidamente y es útil cuando quieres ver tendencias en ventas, gastos o cualquier dato importante. En Google Sheets, puedes convertir los datos de tu reporte en gráficos de barras, líneas o tortas para hacer tus análisis más visuales.

1. Selecciona los datos que quieres graficar: Haz clic y arrastra el cursor sobre las celdas que contienen los datos para seleccionar el rango.
2. Ve a “Insertar” > “Gráfico”: Una vez seleccionado el rango, ve al menú “Insertar” y selecciona “Gráfico”. Google Sheets te dará opciones para elegir el tipo de gráfico que mejor se ajuste a tus datos.
3. Personaliza el gráfico: Puedes ajustar los colores, títulos y etiquetas del gráfico para que sea más claro y fácil de leer.

Si necesitas un reporte mensual o semanal, puedes automatizar parte del trabajo en Google Sheets para no tener que crear todo desde cero cada vez. Usa fórmulas automáticas y funciones de Google Sheets para calcular promedios, totales y diferencias.

1. SUMA: Para sumar una columna o rango de celdas. Útil para obtener el total de ingresos, gastos, etc.
2. PROMEDIO: Para obtener el promedio de una serie de valores.
3. SI: Una fórmula condicional que te permite calcular o mostrar valores según ciertos criterios (por ejemplo, calcular un total si una venta es mayor a un valor específico).
4. VLOOKUP (BUSCARV): Esta fórmula te permite buscar información en una columna. Muy útil cuando quieres enlazar datos de diferentes hojas dentro del mismo archivo.

Estas fórmulas te ayudan a automatizar el cálculo de métricas clave, evitando la entrada manual de datos y haciendo que tus reportes sean más precisos y consistentes.

Al igual que otros documentos de Google Workspace, los reportes en Google Sheets pueden compartirse fácilmente con el equipo. Esto permite que otros puedan ver y analizar la información en tiempo real, haciendo la toma de decisiones más rápida y colaborativa.

1. Haz clic en “Compartir”: En la esquina superior derecha de la hoja, selecciona la opción de “Compartir”.
2. Configura los permisos de acceso:
   • Solo lectura: Para miembros que solo necesitan consultar el reporte.
   • Edición: Para colaboradores que deban actualizar o realizar análisis adicionales en el reporte.

Aquí tienes algunos ejemplos de cómo podrías utilizar Google Sheets para hacer reportes complementarios con los datos de Holded:

• Reporte de ventas mensuales: Visualiza las ventas y compara los resultados de cada mes para identificar picos y caídas en la actividad comercial.
• Análisis de flujo de caja: Observa los ingresos y gastos en un periodo determinado para entender el balance financiero de la empresa y ajustar las previsiones.
• Reporte de productividad: Usa datos de proyectos o tareas de tu equipo y analiza la duración de cada tarea, comparando con el tiempo estimado para ver el rendimiento.

¿Recuerdas las plantillas que creaste al principio? Ahora vamos a llevarlas al siguiente nivel: configurarlas para que se completen automáticamente. Este truco será especialmente útil si tienes documentos como contratos o presupuestos estándar que necesitas enviar a varios clientes. En lugar de rellenarlos manualmente cada vez, vamos a automatizar el proceso para que ahorres tiempo y evites errores.

Imagina un contrato que usas habitualmente para distintos clientes. Cada vez que lo envías, necesitas personalizar el nombre del cliente, la fecha y otros datos específicos. Revisarlo y editarlo a mano no solo es más lento, sino que aumenta el riesgo de errores. Automatizar estos documentos te permitirá generar copias personalizadas con un par de clics, sin necesidad de hacer todo el proceso a mano.

Asegúrate de que las plantillas que creaste anteriormente en Google Docs tengan los espacios reservados (etiquetas) para la información que cambiará en cada documento. Por ejemplo:

• {{NOMBRE_CLIENTE}}
• {{DIRECCION}}
• {{FECHA}}
• {{SERVICIO}}

Así, cada vez que uses esta plantilla, las etiquetas se reemplazarán automáticamente con los datos específicos de cada cliente.

Vamos a centralizar los datos en una hoja de cálculo en Google Sheets, que servirá de base para rellenar los documentos. Esto será el origen de la información que cada plantilla utilizará.

1. Abre Google Sheets y organiza los datos en columnas para cada cliente:

   • Nombre Cliente
   • Dirección
   • Fecha
   • Servicio
   • Generar PDF (columna que marcarás para cada cliente cuando necesites un documento específico)

Ahora vamos a usar Google Apps Script para conectar los datos de Sheets con tu plantilla en Docs. Así, cada documento se generará automáticamente con la información de cada cliente.

1. Abre Google Apps Script: Desde la hoja de cálculo, ve a Extensiones > Apps Script.

2. Copia y pega el siguiente código, asegurándote de reemplazar los IDs de tu documento y carpeta de destino:

3. Configura el script:
   • Sustituye TEMPLATE_DOC_ID y DEST_FOLDER_ID con los IDs correctos.
   • Ajusta las variables COL_... según las posiciones de tus columnas en la hoja de cálculo.
4. Ejecuta el script:
   • Guarda el código y ejecuta la función generarDocumentosPDF.
   • La primera vez, te pedirá que autorices el acceso.

Cada vez que necesites generar un documento personalizado, solo tendrás que marcar “Sí” en la columna “Generar PDF” y ejecutar el script. En segundos, tendrás un PDF listo para enviar, sin necesidad de hacer todo el proceso a mano.

Vale, ya tenemos las plantillas y los documentos que se generan automáticamente. Ahora nos toca uno de los pasos más difíciles para muchos: abandonar el papel. Olvídate de imprimir un contrato, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta. En el entorno digital, firmar documentos de forma online no solo es posible, sino que también ahorra tiempo, espacio y mejora la seguridad de tus archivos.

Firmar documentos online tiene varias ventajas. Para empezar, agiliza los trámites, ya que no necesitas estar físicamente presente ni enviar documentos impresos por correo. Además, es más seguro, porque las plataformas de firma digital protegen tus documentos con encriptación y cumplen con normativas de seguridad para validar la identidad de las partes firmantes. Y, finalmente, mejora la organización de tu negocio, porque tienes todo en un mismo lugar y accesible en cualquier momento.

Hay varias herramientas para firmar documentos digitalmente. Aquí te mostramos algunas que pueden integrarse fácilmente en tu flujo de trabajo:

• DocuSign: DocuSign es una de las plataformas más populares y confiables para firmar documentos online. Te permite cargar un documento, añadir campos de firma y enviarlo a los destinatarios para que firmen. Además, se integra bien con Google Workspace.

• SignRequest: Otra alternativa sencilla que permite firmar documentos de forma rápida y sin complicaciones. Su interfaz es fácil de usar, y también puedes integrar la herramienta con Google Drive.

• Google Docs: Aunque no tiene una opción de firma digital avanzada como DocuSign o SignRequest, Google Docs permite añadir firmas electrónicas básicas insertando una imagen de la firma. Es una opción rápida si solo necesitas una firma simple.

• Regístrate en DocuSign: Si aún no tienes una cuenta, puedes registrarte para una prueba gratuita o elegir el plan que mejor se adapte a tus necesidades.

• Sube el documento: Una vez en DocuSign, sube el documento que necesitas firmar. Si has generado el documento en Google Docs, puedes exportarlo a PDF y cargarlo directamente.

• Añade los campos de firma: Selecciona los lugares en el documento donde quieres añadir las firmas. DocuSign permite arrastrar y soltar los campos de firma, así que es fácil de configurar.

• Envía el documento: Una vez configurado, envía el documento al destinatario. DocuSign notificará a cada firmante y, una vez que todos hayan firmado, te enviará el documento completo.

• Ahorro de tiempo: Sin necesidad de reuniones presenciales o correos físicos, los documentos se firman en cuestión de minutos.
• Reducción de costes: Menos papel, menos tinta y menos envío de documentos físicos.
• Accesibilidad: Todos los documentos firmados están disponibles online, lo que facilita su consulta en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Con estos pasos, estás cada vez más cerca de gestionar tu negocio de manera digital y organizada. Ahora, con las herramientas de Google Workspace y el CRM de Holded, puedes centralizar toda tu información y crear documentos automatizados con facilidad. Esta semana, tu tarea es practicar estos procesos: ajusta tus plantillas, configura las automatizaciones y empieza a firmar digitalmente los documentos para dejar atrás el papel.

Recuerda que digitalizar tu negocio implica adaptarse a nuevas herramientas y adoptar una mentalidad orientada a la eficiencia. Si tienes alguna pregunta o te surge alguna duda, utiliza el banner de contacto aquí abajo. Estoy aquí para ayudarte en cada paso y hacer que este proceso sea lo más fácil posible.