Bienvenido al segundo paso de nuestra serie «Digitaliza tu empresa por cero euros». Si ya completaste los pasos anteriores, ahora tienes tu dominio configurado, tus correos listos y tu negocio visible en Google. Hoy vamos a centrarnos en uno de los elementos clave para organizar tu negocio: el CRM (Customer Relationship Management) y cómo usar Holded para simplificar y gestionar tus relaciones y flujo de trabajo con clientes de forma centralizada.

¿Por qué elegir Holded? Porque es una plataforma sencilla y accesible para quienes están empezando a digitalizar su empresa. No solo te ofrece la funcionalidad de un CRM, sino que también incluye opciones para gestionar facturas, inventarios y presupuestos en un mismo sitio. Al ser una herramienta flexible y en español, resulta ideal para pequeñas empresas y autónomos que buscan mejorar la organización de sus clientes sin complicarse la vida ni asumir costes altos desde el principio.

Objetivo final: tener un sistema claro y accesible que te permita organizar los datos de tus clientes, gestionar tus presupuestos y pedidos, y llevar un control básico de tu negocio sin depender de múltiples aplicaciones. Al final de este artículo, habrás dado un paso importante para tener todo en un solo lugar y optimizar tu tiempo.

Vamos a ello.

Holded es una herramienta diseñada para facilitar la gestión de pequeñas empresas y autónomos. Aunque no empezó como un CRM puro, ha ido sumando funcionalidades que lo convierten en una opción muy completa para quienes están empezando a digitalizar su negocio. ¿Podríamos optar por un CRM más avanzado? Claro que sí, pero esos suelen ser más complejos y requieren tiempo para sacarle todo el partido. Empezar con algo manejable tiene ventajas.

Con Holded puedes gestionar lo básico en un mismo sitio: clientes, facturas, presupuestos, inventario y pedidos. Esta simplicidad es ideal para dar los primeros pasos sin complicarte. A medida que lo uses, irás viendo qué te funciona, qué falta o qué sobra. Si más adelante sientes que necesitas algo más especializado, siempre tendrás la opción de migrar. Pero, de momento, Holded te ofrece una plataforma accesible y práctica para dar los primeros pasos en la organización digital.

Recuerda, que, el objetivo final es que te adaptes a las nuevas herramientas, no a las más completas. Cuanto mayor es la complejidad de un sistema más alta es la tasa de abandono, así que vamos a ir poco a poco, empezando por lo sencillo.

Para empezar a usar Holded, necesitamos crear una cuenta. Puedes aprovechar la prueba gratuita que ofrece la plataforma para explorar sus funciones sin compromiso. Esto te permitirá conocer de primera mano las herramientas de Holded y decidir si es el CRM adecuado para tu negocio. Como mencionamos, aunque existen muchas otras opciones de CRM, Holded es ideal si estás empezando, ya que integra varias funciones en un solo espacio, simplificando la organización.

• Accede a Holded

  • Entra a Holded y haz clic en “Comenzar” o “Prueba gratuita”.
  • Al registrarte, te pedirán un correo electrónico. Si tienes una cuenta de Google Workspace configurada (como vimos en el artículo anterior), usa esa cuenta para centralizar todo lo relacionado con tu negocio y mantener la consistencia.

• Configura tus datos de inicio

  • Holded te pedirá que configures un nombre de usuario y una contraseña para acceder a tu cuenta. Asegúrate de utilizar una contraseña segura y fácil de recordar; en el futuro, esta será tu clave para acceder a todas las funciones de la plataforma.

• Añade la información básica de tu negocio
  • Una vez dentro de Holded, lo primero que verás es el panel de configuración inicial. Aquí es donde debes completar la información básica de tu negocio. Ingresa el nombre de tu empresa, dirección, CIF/NIF, correo de contacto, y teléfono.
  • Estos datos son necesarios porque se reflejarán automáticamente en documentos que generes, como facturas, presupuestos y albaranes. Asegúrate de que la información sea correcta para evitar errores futuros.
• Configura el logotipo y detalles visuales
  • Añade el logotipo de tu empresa si lo tienes. Esto le dará una imagen más profesional a tus documentos y comunicaciones. Holded también te permite configurar otros detalles visuales para que los documentos que envíes (como presupuestos y facturas) tengan tu sello personal.
• Establece el tipo de moneda y los impuestos aplicables
  • En Holded puedes ajustar la moneda con la que trabajas (euros, dólares, etc.) y configurar los tipos de impuestos específicos de tu sector o región. Esto es especialmente útil si tu negocio opera en diferentes regiones o si tienes varios tipos de servicios con impuestos variados. Configurarlo desde el principio te ahorra cambios y ajustes futuros en cada documento.

Con tu cuenta de Holded activa, es hora de empezar a construir tu base de datos de contactos. Aquí añadirás a clientes y proveedores para que toda la información esté centralizada en un solo lugar. Esto facilita la gestión de tus relaciones comerciales y hace que encuentres los datos que necesitas en segundos, sin rebuscar en hojas de cálculo o correos antiguos.

Encuentra la sección de “Clientes y Proveedores”

• En el menú principal de Holded, busca la opción Clientes y Proveedores. Esta es la sección donde podrás gestionar toda la información relevante de las personas y empresas con las que trabajas.

1. Haz clic en “Añadir”
   • Dentro de la sección de Clientes y Proveedores, verás la opción de Añadir. Al hacer clic, te aparecerá un formulario para poner los datos básicos de tu contacto.
2. Selecciona si es un cliente o un proveedor
   • Holded te permite clasificar tus contactos como clientes o proveedores. Esta clasificación es útil para diferenciar a quienes te compran de quienes te suministran bienes o servicios. Selecciona la opción adecuada según el tipo de contacto que estás registrando.
3. Completa los datos básicos
   • Añade los datos más importantes:
     • Nombre de la empresa o persona.
     • CIF/NIF (identificación fiscal), para tener el dato a mano cuando crees facturas o presupuestos.
     • Correo electrónico y teléfono para poder contactarlos fácilmente.
     • Dirección si necesitas saber dónde enviar productos, facturas o documentación.
   • Cuanta más información tengas, más completo será el perfil de cada contacto. De esta manera, cuando necesites detalles, todo estará disponible sin tener que buscarlos en otros archivos o plataformas.
4. Incluye información de pago
   • Para clientes, tienes la opción de añadir detalles de pago, como el número de cuenta bancaria. Esto te será útil si necesitas hacer devoluciones o realizar cobros de forma directa. Toda esta información se guarda en Holded y estará disponible para cuando crees facturas, presupuestos u otros documentos.

Holded ofrece una función de etiquetas que te permite clasificar a tus contactos en distintas categorías. Esto es especialmente útil si quieres segmentar a tus clientes según su tipo de relación contigo.

1. Crea y asigna etiquetas a cada contacto
   • Puedes añadir etiquetas como “clientes frecuentes”, “clientes potenciales” o “proveedores de confianza” para clasificar a tus contactos. Esta función te ayuda a filtrar y encontrar rápidamente a las personas o empresas según las necesidades de cada momento.
2. Beneficio de las etiquetas
   • Al tener etiquetas, no solo organizas mejor tus contactos, sino que puedes crear campañas de marketing, identificar a tus mejores clientes o gestionar el flujo de pedidos de forma más estratégica. Por ejemplo, con un solo clic puedes ver a todos tus clientes potenciales o los proveedores con los que trabajas habitualmente.

Contar con un CRM no se trata solo de almacenar datos de clientes; también permite organizar un flujo de trabajo que optimice cómo gestionas tus relaciones comerciales. Con Holded, puedes crear presupuestos, gestionar pedidos y convertirlos en facturas con facilidad. Esto simplifica mucho el proceso y evita que uses múltiples herramientas para hacer el mismo trabajo.

1. Accede a la sección de Ventas y selecciona “Presupuestos”
   • Desde el panel principal de Holded, dirígete a la sección Ventas. Aquí encontrarás la opción “Presupuestos”, donde podrás crear tu primer presupuesto de forma rápida y organizada.
2. Completa los datos del presupuesto
   • Al crear un presupuesto, elige al cliente que acabas de añadir en el sistema. Esto te permitirá asociar el presupuesto directamente con el contacto en cuestión, sin tener que poner sus datos nuevamente.
   • Luego, añade los detalles del servicio o producto que estás ofreciendo, establece el precio y especifica toda la información que consideres relevante (cantidad, tipo de servicio, condiciones, etc.). Asegúrate de revisar bien los datos antes de guardar el documento, ya que estos detalles serán la base de la futura factura.
3. Envía el presupuesto al cliente
   1. Cuando el presupuesto esté listo, Holded te da la opción de enviarlo por correo electrónico directamente desde la plataforma. Al enviarlo, el cliente recibirá un enlace que le permitirá aceptar el presupuesto con un solo clic. Esto agiliza el proceso y evita el intercambio de correos innecesarios.

1. Transforma el presupuesto en factura

   • Una vez que el cliente apruebe el presupuesto, Holded permite convertirlo en una factura de forma automática. Esto simplifica el proceso, ya que todos los datos se trasladan sin necesidad de copiarlos manualmente, reduciendo errores y ahorrando tiempo.

2. Revisa y envía la factura

   • Holded generará una factura con la información del presupuesto aprobado. Solo tienes que revisarla, ajustar los detalles si es necesario y enviarla al cliente. Al igual que con el presupuesto, la factura se puede enviar directamente por correo electrónico desde Holded, haciendo que el proceso sea rápido y sencillo.

Si tu negocio también maneja pedidos o tiene inventario, Holded cuenta con una sección específica para gestionar estos elementos:

1. Controla los pedidos desde la sección Pedidos

   • En Holded, ve a la sección Pedidos para registrar y gestionar cada solicitud de productos o servicios que te hagan. Aquí puedes añadir detalles como el cliente, los productos solicitados, las cantidades y el estado del pedido.

2. Actualiza el inventario en tiempo real

   • Cada vez que añadas o entregues un pedido, Holded actualizará automáticamente el inventario (si has cargado productos en la plataforma). Esto te permite llevar un control preciso de los productos que tienes en stock, los que están en proceso de entrega o los que están pendientes de recibir.

3. Revisa el estado de cada pedido y factura

   • Con toda la información de pedidos y facturas centralizada en Holded, podrás acceder fácilmente a los estados actuales de cada transacción: si un pedido está pendiente, en proceso o entregado, y si una factura ha sido pagada o sigue pendiente. Esto facilita la gestión diaria y mejora la relación con tus clientes al poder darles información rápida y precisa.

Cuando gestionas varios clientes, pedidos y facturas, es fácil que algunos detalles se escapen. Para evitar esto, Holded incluye herramientas para crear recordatorios y asignar tareas dentro de su plataforma. Con estas funciones, puedes organizar mejor tu tiempo y asegurarte de que ninguna tarea importante se quede sin atender.

Los recordatorios en Holded te permiten establecer avisos automáticos que te notifican en momentos clave. Esto es especialmente útil para hacer seguimiento de clientes, controlar fechas de vencimiento de pagos, o gestionar entregas pendientes.

1. Accede al cliente o pedido donde quieres añadir el recordatorio
   • Para crear un recordatorio, dirígete al perfil del cliente o al pedido específico al que quieres asociarlo. Dentro de la sección de cada contacto o pedido, encontrarás la opción para añadir notas o establecer recordatorios.
2. Establece la fecha y la frecuencia del recordatorio
   • Define la fecha en la que deseas recibir el aviso y, si es necesario, la frecuencia (por ejemplo, recordatorios semanales o mensuales). Esto te ayuda a planificar mejor el seguimiento de cada cliente o pedido.
   • Un recordatorio podría ser útil, por ejemplo, si tienes que hacer una llamada de seguimiento, enviar un email a un cliente potencial o recordar un pago pendiente.
3. Recibe notificaciones automáticas
   • Una vez configurado el recordatorio, Holded te avisará cuando llegue la fecha. Esto facilita que no pierdas de vista las tareas importantes y puedas anticiparte a cualquier situación.

Si trabajas con un equipo, Holded permite asignar tareas a diferentes miembros y establecer fechas límite para cada una. Esto ayuda a organizar el trabajo y a que todos sepan cuáles son sus responsabilidades, optimizando la gestión de proyectos y evitando que se solapen tareas.

1. Crea y asigna tareas a los miembros del equipo
   • En Holded, puedes añadir tareas específicas y asignarlas a cada miembro del equipo. De este modo, cada persona sabe exactamente qué debe hacer y puede priorizar mejor su trabajo diario.
2. Establece fechas límite
   • Cuando asignas una tarea, puedes definir una fecha límite para asegurarte de que se complete a tiempo. Esto es útil para coordinar entregas, revisar avances o preparar reuniones, especialmente si necesitas que las tareas se completen en un orden específico.
3. Sigue el progreso y mantén todo en un solo lugar
   • Holded te permite ver el estado de cada tarea en el perfil de cada cliente o proyecto, por lo que puedes supervisar los avances sin necesidad de preguntar constantemente. Esto hace que la gestión sea mucho más fluida y ordenada.

Aquí te dejo unos cuantos tips que pueden ayudarte a gestionar tu negocio de manera más eficiente y sacarle el mayor partido a Holded. Son prácticas que agilizan tu día a día, mejoran la organización y optimizan la forma en la que usas el CRM.

Configura recordatorios automáticos para seguir a los clientes en etapas clave (como seguimiento de ventas, vencimientos de facturas, o renovación de contratos). Los recordatorios automáticos son especialmente útiles si tienes clientes a los que necesitas contactar regularmente.

El calendario de Holded no solo es para tener una visión general de las tareas; úsalo para programar reuniones, citas con clientes y fechas de vencimiento. Esto ayuda a organizar tus semanas y garantiza que no se pasen tareas.

Las etiquetas no solo sirven para clasificar clientes; puedes usarlas para identificar segmentos específicos, como «potenciales clientes premium» o «proveedores de servicios recurrentes.» Esto hace que puedas acceder rápidamente a los contactos que necesitan una atención especial.

Para no perder control de tu presupuesto, usa Holded para recibir alertas cuando te acerques al límite presupuestario de un proyecto o cuando tengas gastos recurrentes. Así puedes gestionar los recursos de manera anticipada sin salirte del presupuesto.

Holded genera informes de ventas, gastos y rendimiento que te permiten visualizar el estado de tu negocio. Estos informes son valiosos para entender a tus clientes más rentables y áreas de mejora. Revisa estos datos regularmente para tomar decisiones basadas en hechos y no solo en intuiciones.

Holded se integra bien con plataformas como Google Drive, Gmail o Zapier, permitiéndote conectar y sincronizar datos automáticamente. Esto simplifica el trabajo diario, pues no tienes que estar copiando o exportando información entre sistemas.

Si tienes la aplicación móvil de Holded, activa notificaciones para estar al tanto de los cambios en tu negocio aunque estés fuera de la oficina. Puedes recibir alertas de nuevos pedidos, tareas pendientes o recordatorios.

Ya sé que estos deberes son más duros que los de la semana pasada, pero es lo que toca. Haz las cosas despacio, todo es una cuestión de ensayo y error. Y recuerda, cuanto más te familiarices con estas herramientas, más cómodamente podrás gestionar tu negocio sin complicarte la vida.

Si te surge alguna duda, usa el banner de contacto que ves abajo. Estoy aquí para ayudarte a que este proceso sea lo más sencillo y directo posible. Digitalizar tu empresa no tiene por qué ser complicado, solo es cuestión de dar los pasos en el orden correcto.

La semana que viene veremos cómo empezar a trabajar en Google Workspace y a sacarle el máximo partido a sus herramientas de colaboración, que van a facilitar mucho la organización y comunicación en tu equipo. Poco a poco, vamos creando una estructura sólida para tu negocio en el entorno digital.

Nos leemos pronto para el próximo paso. ¡Ánimo y nos vemos en el siguiente capítulo!