El día 6 del mes 6 del año 2006, Google decidió que quería reinventar la forma en la que trabajamos. Al igual que hizo en su día Amazon procurando que tuviéramos la opción de comprar lo que quisiéramos a golpe de ratón, Google quería conquistar otro Everest, y era el de las Hojas de cálculo. Una de las herramientas más utilizadas por empresas de todo el mundo, pero que, a juicio del gigante tecnológico, tenía una gran debilidad: La falta de accesibilidad a tiempo real por más de un usuario.

Por aquel entonces, Google Apps todavía era sólo un proyecto a falta de ser presentado al mundo, Google Spreadsheets era un producto separado que aún no formaba parte del conjunto de herramientas que tenemos hoy en día en el ecosistema de Google. Al principio, como era de esperar, sólo unos cuantos usuarios tuvieron acceso a la plataforma, e iban añadiéndose según el orden de llegada de los mismos. Un «tonto el último» de libro, vamos.

Un día de estos, hablaremos de esa técnica de presentación de producto, pero hoy, sigamos con las hojas de cálculo de Google. Su origen, está en una hoja de cálculo que fue desarrollada por 2Web Technologies, y Google dijo… «para qué voy a hacerlo yo, si ya existe. ¡Me lo compro!’. Y, reconozcámoslo, el objetivo de muchas empresas es que Google te compre. ¡Qué diablos! El objetivo de mi vida es que Google me compre a mi.

Dieciocho años después, las hojas de cálculo de Google aún son un misterio para muchos, y hoy, vamos a dedicarnos a solucionar esas dudas que todos tenemos a lo largo y ancho del mundanal mundo tecnológico.

Pues… eso depende, ¿quién es David? Es broma, Google tenía todas las de perder. Excel era una máquina de matar, soportaba carga pesada de datos, macros VBA… lo tenía todo. Era (y sigue siendo, para muchos) el niño bonito de las hojas de cálculo. Así que Google hizo una apuesta arriesgada. No tenía la potencia para alcanzar a Microsoft Excel, pero donde deslumbraba Google, Microsoft estaba ciego.

Porque sí, Excel tenía toda esa potencia, pero justo eso lo dejaba cojo para el mundo hacia el que íbamos. Al trabajar en local, tus límites eran tus propios recursos, el procesador, la memoria (y eso que en 2006 las filas y celdas que soportaba eran ya una hazaña). Google le decía al usuario: “No necesitas miles de millones de líneas ni celdas… no eres una megacorporación. Te apañas con menos, y además, lo que de verdad necesitas es poder trabajar desde donde quieras, cuando quieras, y junto a quien tú decidas.” Y vaya si convenció…

Como siempre, depende. Yo, por ejemplo, no puedo quedarme solo con uno; sería injusto, porque tengo necesidades distintas. Hay momentos en que trabajo con una cantidad enorme de datos y necesito que el software aguante el tirón. Ahí es cuando tiro de Excel.

Pero no nos engañemos. La mayoría de las veces, cuando el volumen de datos es menor, siempre voy a Google Sheets. ¿Por qué? Porque me da justo lo que necesito: accesibilidad, estabilidad, facilidad de uso y un montón de cosas chulas. ¿Qué tiene Google Sheets que no tiene Excel? Pues, de entrada, la colaboración en tiempo real. Y sí, podríamos hablar de que Excel también se puede compartir, pero la experiencia no es la misma. ¿Qué herramienta es mejor que Excel? Pues, si hablamos de trabajo en equipo, Google Sheets está por delante.

Claro, una hoja de cálculo es cualquier aplicación que trabaje con datos en tablas. Excel es el top de las funciones avanzadas, especialmente cuando necesitas macros o análisis complejos. Pero si estás buscando algo fácil y directo, la hoja de cálculo de Google cumple sobradamente.

Así que, ¿es Excel la mejor hoja de cálculo? Puede ser, sobre todo si tus análisis y fórmulas son de nivel avanzado. Pero, para el día a día, Google Sheets sigue siendo el rey de la accesibilidad. Y si no me crees, dale una oportunidad en el próximo proyecto en el que no necesites millones de filas. O mejor aún, apúntate a mi curso y lo comprobamos juntos.

Si Google Sheets fuera un aparato de cocina, sería una Thermomix. Yo nunca he tenido ninguna, pero imagino que sería una de esas… Hace de todo: te suma, te resta (como tu ex), te multiplica, te divide… Solo le falta hacerlo solo. No, espera, que eso, si sabes, ¡también puedes conseguirlo! Entonces, ¿qué es y para qué sirve Google Sheets? Pues es una hoja de cálculo en la nube; eso es fácil de decir. ¿Para qué sirve? Puedo resumirlo en: “para todo”.

Presupuestos (familiares o de empresa), bases de datos pequeñas, análisis, estadística, tu lista de regalos de Reyes, el cálculo de “¿en qué supermercado es más barata la piña?”, tus crypto (bro), tu agenda, el envío de emails y to-do lists. En serio, ¡hasta para planificar las tareas de la casa que solo haces tú! Pues para eso también.

Ahora, si hablamos de qué tiene Google Sheets que no tiene Excel, el primer punto va para la colaboración en tiempo real. Puedes compartir el archivo con quien quieras, y tu equipo lo edita mientras tú estás mirando. Y eso de olvidarte el portátil ya no es un drama: lo abres en el móvil y listo. Ahí, Microsoft va a remolque.

Excel saca su artillería: macros en VBA, análisis de datos pesados, y esa robustez para manejar grandes volúmenes de datos. Si alguna vez has hecho análisis serios o te has enfrentado a esas fórmulas infernales, sabrás de qué hablo. Excel, a un lado del cuadrilátero, soporta la nada desdeñable cifra de 1.048.576 filas y 16.384 columnas, lo que nos da un total de 17.179.869.184 celdas, una barbaridad. Y en la otra esquina del cuadrilátero, tenemos a Google Sheets, que te aguanta una nada vergonzosa cifra de 18.278 columnas o 10 millones de celdas, lo que ocurra primero… (no pongas cara de pena, que seguramente nunca has usado tantas). Eso sí, aunque Google Sheets te aguante esos 10 millones, a las 50.000 celdas ya empieza a quejarse y te suelta un “mejor trabaja tú, que a mí ya me pesa el pandero” (que aquí hemos venido a decirlo todo…).

Desde luego… somos de la virgen del puño cerrado, ¿eh?. Es broma, ya sea que no tienes o no quieres gastarte dinero, debes sabes que Google Sheets tiene una opción gratuita para todos los usuarios que tengan una cuenta Gmail. ¿Qué tiene límites? Cómo todo en esta vida, pero ya será difícil que lo alcances… te lo digo…

Eso si, para dominios que no son de google, es decir dominios exógenos al ecosistema de Google (dominios empresariales, por ejemplo), deberás abonar una membersía mensual que va desde los 6 euros por usuario (más o menos).

Tienen unas funcionalidades tan similares, que, salvo en contextos muy avanzados, ambas herramientas funcionan básicamente igual. Los conceptos básicos como fórmulas, gráficos, filtros y ordenación de datos los vas a encontrar en ambos. Y, si sabes sumar en Google Sheets, también sabrás hacerlo en Excel.

Dicho esto, Excel es como el rompehielos de las hojas de cálculo: abre camino y marca el paso. Con más de 30 años en el mercado, ha perfeccionado sus capacidades para el análisis avanzado, la automatización con macros VBA y la gestión de datos pesados. Google Sheets, por otro lado, tiene otra hoja de ruta, una estrategia diferente, pero muy bien planificada. Desde el inicio se ha centrado en ser una herramienta colaborativa, accesible desde cualquier dispositivo y en tiempo real.

Al final, la respuesta a si debes aprender Excel o Google Sheets depende de tus necesidades. Si tu trabajo requiere manejar datos pesados o automatización avanzada, Excel es imprescindible. Pero si lo tuyo es la colaboración, la accesibilidad y trabajar en movimiento, Google Sheets es tu mejor aliado. Así que, en realidad, dominar ambos es la jugada perfecta. Porque entre la potencia de Excel y la accesibilidad de Google Sheets, te aseguras tener lo mejor de los dos mundos.

Como te he dicho, es una cuestión de idioma. Debes comprender dos o tres cosas básicas y después es solo cuestión de poner un poco de tu parte.

Para empezar, entiende como debes dirigirte a cualquiera de las dos herramientas. Estas te van a responder a las preguntas que tu les hagas: ¿Cuánto hay aquí? ¿Qué tendencia tengo allá? ¿Cuántos de estos son distintos a aquellos?

Una vez eres capaz de entender cómo preguntar, deberás comprender cómo hacer que la herramienta te hable.

Para empezar, entiende que siempre que quieras que te responda, deberás comenzar con el signo = dentro de cualquier celda. Es su forma de decirte «Estoy listo para responder». Después, solo tienes que definir la función (o respuesta) que quieres obtener. Por ejemplo, si buscas sumar algo, pondrás =SUMA(); si quieres un promedio, irás con =PROMEDIO()… y así con todo.

Recuerda que entre los paréntesis va el indicador de la respuesta que estás esperando obtener. Es decir, tú quieres un resultado y debes decirle a la herramienta de dónde debe sacarlo. Así que si quieres la suma de los valores en la columna A, le dirás algo como =SUMA(A1:A5) (esto traducido a humano es dame la suma de las celdas entre A1 y A5) y voilà, ahí tienes tu respuesta. ¿Lo ves? ¡Es fácil! Cada función es como una pequeña pregunta que le haces, y mientras seas claro, Sheets o Excel estarán encantados de responder.

Con el tiempo, empezarás a conocer las funciones más comunes y las verás como atajos para resolver tus dudas con un solo clic. ¿Y lo mejor? Cuanto más practiques, más natural se volverá esta conversación entre tú y la hoja de cálculo.

Al final, Excel y Google Sheets tienen cada uno sus propias fortalezas. ¿Necesitas colaboración en tiempo real y trabajar desde cualquier lugar? Google Sheets es perfecto para ti. ¿Buscas capacidad de cálculo potente, funciones avanzadas y quieres manejar datos pesados sin que tu hoja se queje? Excel sigue siendo la herramienta de referencia.

¿Es difícil aprender? No tanto, solo necesitas entender el idioma básico (ese = que da inicio a todo). Una vez entiendas cómo preguntar y dónde encontrar tus respuestas, podrás resolver desde lo más sencillo hasta lo más complejo.

Entonces, ¿Cuál usar? La respuesta fácil: usa ambos. Google Sheets para la accesibilidad y Excel para el músculo. Con esta combinación tendrás lo mejor de dos mundos y estarás listo para cualquier reto de datos, ya sea una simple lista de compras o un análisis en profundidad digno de un analista profesional.