Como ya deberías saber (si estás por aquí) uno de los servicios que se ofrecen en esta web es el Curso de Google Sheets, que, además de ser muy demandado es muy muy útil.

Una de las cosas que caracterizan el curso, es que es ultra práctico. Así los estudiantes pueden hacer preguntas concretas sobre problemas reales que tienen en su día a día. De esta manera ellos pueden encontrar un incentivo mayor al aprendizaje en clase.

Hoy, vamos a dedicarnos a hablar un poco sobre Google Sheets, para que veas una aproximación de lo que damos en el Curso de Nivel Básico y, además, si llegas al final de este artículo te garantizo que habrás aprendido algo útil para tu día a día en el trabajo,

Las hojas de cálculo (a nivel tecnológico) hicieron su primera aparición en 1979 con VisiCalc, que permitió a los usuarios manipular datos en ordenadores personales. Sin embargo, mucho antes de que VisiCalc apareciera, las hojas de cálculo ya existían en formato manual, usadas en oficinas y despachos. Estas hojas de cálculo manuales eran tablas impresas en papel, donde los empleados escribían manualmente números y realizaban cálculos como sumas y restas para llevar un control financiero. Eran el antecesor de lo que después se digitalizó con herramientas como VisiCalc, y sentaron las bases del formato que hoy en día usamos.

Aunque el Apple II suele llevarse el protagonismo en la historia de la computación personal, el verdadero pionero fue el Altair 8800, lanzado en 1975 por MITS. Este ordenador personal no tenía ni pantalla ni teclado, y los datos se introducían usando interruptores, con resultados mostrados en luces LED. A pesar de su aspecto rudimentario, el Altair 8800 abrió las puertas al concepto de tener un ordenador en casa, sentando las bases de lo que después sería la revolución de los ordenadores personales. VisiCalc fue uno de los primeros programas desarrollados para este tipo de sistemas, que permitían a los usuarios aprovechar el poder del procesamiento digital de datos.

Cuando VisiCalc fue lanzado en 1979 (y vendió 700.000 copias en seis años), surgió para el Apple II (y ordenadores posteriores), y trajo consigo una forma completamente nueva de gestionar y organizar datos. Soportaba 5 columnas y 20 filas, una locura. Aunque hoy nos parece básico, para la época fue revolucionario. Permitía hacer operaciones aritméticas básicas como sumar, restar, multiplicar y dividir, y algo más avanzado: permitía referenciar celdas, es decir, los resultados se actualizaban automáticamente cuando cambiaban los valores. (Si quieres descargar una copia, puedes hacerlo de aquí)

Ejemplo de la operación más compleja en VisiCalc:

Una de las operaciones más avanzadas que permitía VisiCalc era la combinación de multiplicación y suma en una sola fórmula. Por ejemplo, si querías multiplicar el valor de las celdas A1 y A2, y luego sumar el resultado al valor de la celda B1, la fórmula sería:

Esto era una auténtica novedad, ya que permitía a los usuarios realizar cálculos automáticamente y actualizarse al cambiar cualquier dato. Pero, aunque innovador, VisiCalc estaba limitado a operaciones básicas y no incluía gráficos ni análisis complejos.

VisiCalc estaba programado en un lenguaje llamado 6502 Assembly, un lenguaje de bajo nivel. Esto significa que se escribió muy cerca del hardware, lo que daba a los desarrolladores más control sobre el funcionamiento interno del ordenador, pero hacía que el programa fuera más difícil de entender y operar para usuarios sin conocimientos técnicos.

A diferencia de los lenguajes de programación actuales, como Python o JavaScript, que son más fáciles de leer y aprender, el Assembly requiere escribir instrucciones que se ejecutan casi directamente en el procesador del ordenador. En otras palabras, los desarrolladores de VisiCalc tuvieron que escribir instrucciones específicas para que el ordenador hiciera tareas básicas como sumar o restar. Por esta razón, aunque VisiCalc era revolucionario, su interfaz no era nada amigable y requería una curva de aprendizaje considerable.

Los usuarios debían escribir fórmulas manualmente para cualquier operación, lo que complicaba su uso. No había menús ni botones visuales como en Google Sheets o Excel. Este hecho, junto a la falta de gráficos o automatización avanzada, limitaba las capacidades del programa.

Lotus 1-2-3, lanzado en 1983 por Lotus Development Corporation, fue la hoja de cálculo que destronó a VisiCalc y se convirtió en la estándar de la industria durante la década de los 80 y principios de los 90. No solo permitía realizar operaciones matemáticas básicas como su predecesor, sino que mejoraba sustancialmente la funcionalidad, la interfaz y la capacidad de procesamiento de datos.

Mejoras clave de Lotus 1-2-3:

• Gráficos: A diferencia de VisiCalc, Lotus 1-2-3 podía generar gráficos a partir de los datos ingresados, lo que permitía a los usuarios visualizar la información de manera más dinámica.
• Macros: Lotus 1-2-3 introdujo las macros, una forma de automatizar tareas repetitivas dentro de las hojas de cálculo, lo que mejoró la eficiencia.
• Capacidad de Filas y Columnas: La versión inicial de Lotus 1-2-3 permitía hasta 2048 filas y 256 columnas, lo que era una capacidad considerable para su tiempo, permitiendo gestionar grandes volúmenes de datos.
• Gestión de bases de datos: Una de sus funciones más avanzadas era la capacidad de gestionar bases de datos dentro de la hoja de cálculo, lo que facilitaba la organización y análisis de grandes cantidades de información.

En su momento, Lotus 1-2-3 representó un salto enorme en funcionalidad, ya que ofrecía más potencia y versatilidad que VisiCalc, lo que lo convirtió en la herramienta favorita para contabilidad, análisis financiero y planificación en las empresas.

Microsoft Excel apareció por primera vez en 1985, pero aquí va un dato interesante: Excel fue lanzado primero para Macintosh, no para Windows. Esto fue parte de la estrategia de Microsoft para entrar al mercado de software de hojas de cálculo en un momento en que Lotus 1-2-3 dominaba en el sistema operativo MS-DOS. La versión de Excel para Windows no llegó hasta 1987, pero cuando lo hizo, rápidamente se convirtió en la referencia de las hojas de cálculo.

Mejoras clave de Excel:

• Interfaz Gráfica de Usuario (GUI): A diferencia de Lotus 1-2-3, Excel se desarrolló pensando en una interfaz gráfica amigable, lo que lo hacía mucho más accesible para usuarios sin conocimientos técnicos avanzados. Excel fue uno de los primeros programas de hojas de cálculo que aprovechó plenamente las interfaces gráficas de los ordenadores modernos.
• Filas y Columnas: La primera versión de Excel permitía hasta 16,384 filas y 256 columnas, lo que ofrecía mucha más capacidad que sus predecesores.
• Funciones complejas: Excel introdujo una amplia variedad de funciones estadísticas, financieras y matemáticas, además de funciones para la manipulación de texto, que permitían a los usuarios realizar análisis de datos mucho más complejos.
  • Una de las funciones más avanzadas que Excel incorporó en sus primeras versiones fue el uso de fórmulas anidadas y la capacidad de realizar cálculos dinámicos a través de referencias a otras hojas.
• Gráficos avanzados: Excel no solo permitía crear gráficos como Lotus 1-2-3, sino que incorporaba gráficos mucho más avanzados, con diferentes tipos y opciones de personalización, lo que facilitaba la creación de informes visuales.
• Macros VBA (Visual Basic for Applications): Excel incorporó macros mucho más sofisticadas que Lotus, permitiendo la automatización de tareas repetitivas y la programación dentro de la hoja de cálculo a través de VBA, lo que abrió la puerta a funciones personalizadas y automatización avanzada.

El hecho de que Excel fuera el primer programa de hoja de cálculo con una interfaz gráfica completa lo convirtió en una herramienta mucho más accesible. Además, su integración con otras aplicaciones de Microsoft Office y el poder de VBA para crear scripts personalizados fue clave para que rápidamente superara a Lotus 1-2-3.

Excel no solo ofrecía más funciones, sino que su enfoque en la facilidad de uso le permitió llegar a usuarios que no eran expertos en informática, lo que fue un cambio radical en comparación con herramientas anteriores que requerían un mayor nivel de conocimientos técnicos.

Estamos en 2006 y Google nos deja caer como un misil tierra-aire su nuevo «juguetito»: Google Sheets. Y, pobrecito, le costó levantar el vuelo. Nacía con limitaciones obvias en comparación con su contendiente directo: Excel. Ya sabes, ese gigante que por entonces ya lo hacía todo y más. Sheets tuvo su fase de entrenamiento, no te voy a mentir, le costó ponerse a la altura, pero cuando lo hizo… se puso las pilas.

A día de hoy, aunque las diferencias en capacidad de procesamiento siguen siendo notables, hay que admitir que para la mayoría de las empresas de tamaño medio, que no manejan volúmenes descomunales de datos, Google Sheets es más que suficiente. Con sus nada despreciables 5 millones de celdas (distribuidas entre un límite de 10,000 filas y 18,278 columnas, en caso de ser necesario), Google Sheets te da soporte de sobra para proyectos moderados. Eso sí, no nos engañemos: llegados a ese número, empieza a notar el peso de los datos y ya le cuesta un poco seguir el ritmo. Si estás trabajando con volúmenes masivos, la recomendación clara es: «vuelve a Excel», haz allí todo el procesamiento pesado, y luego puedes traer los datos a Sheets para compartir y colaborar.

Si hay algo que Google Sheets hace bien, es el trabajo en equipo. Olvídate de enviar versiones de archivos por correo, aquí todos pueden editar el mismo archivo al mismo tiempo, sin líos ni confusiones de «¿cuál es la última versión?». En Sheets puedes ver cómo los demás añaden datos, corrigen, y hasta puedes dejar comentarios en vivo como quien deja notas en un post-it digital, para que otros se pongan al día.

Además, la función de sugerencias es ideal si no te atreves a hacer cambios directos: dejas la idea planteada y el resto decide si es una buena o una mala idea (es como pedir permiso sin que se note).

Pero claro, no todo es perfecto. A medida que la hoja de cálculo crece, se puede volver un poco más lenta, sobre todo si varios están trasteando al mismo tiempo y la conexión a Internet no acompaña.

Si bien Google Sheets es perfecto para proyectos colaborativos y de tamaño medio, Excel sigue siendo el rey cuando hablamos de manejar grandes volúmenes de datos. Por ejemplo, Sheets tiene un límite de 5 millones de celdas distribuidas en las filas y columnas mencionadas. En cambio, Excel se ríe de esto, permitiendo hasta 1,048,576 filas y 16,384 columnas por hoja, lo que lo hace más adecuado para empresas que manejan datasets masivos.

Otra gran diferencia es la velocidad de procesamiento. Mientras que Excel, al ser una aplicación de escritorio, puede manejar mejor las hojas de cálculo grandes y complejas, Google Sheets depende de la nube y del navegador, lo que a veces lo convierte en un coche con carga extra cuando los datos pesan demasiado. Si eres de los que carga hojas de cálculo con millones de datos o que requiere análisis avanzado, te darás cuenta de que Sheets puede empezar a ralentizarse mucho antes que Excel.

Te has leído todo esto para llegar a esta parte, lo sé, pero te prometo que va a merecer la pena. Voy a suponer que tienes Google Sheets en inglés y que tu separador de funciones es el punto y coma (;). Y, por cierto, el primer consejo es que configures Sheets en inglés de manera predeterminada, porque cuando te metas a grabar macros, Google Sheets no se lleva bien con las funciones en español. Así te ahorrarás algún que otro dolor de cabeza.

Truco número 1: Detectar correos corporativos vs. correos de ISP públicos

Este truco es especialmente útil para las empresas que necesitan distinguir entre correos corporativos y correos personales (como Gmail, Yahoo, Hotmail, etc.). Si te dedicas a marketing o trabajas con grandes listas de contactos, puede ser muy útil para limpiar bases de datos o filtrar clientes potenciales.

Aquí vamos a crear una fórmula anidada y compleja que te permitirá identificar automáticamente los correos que no pertenecen a dominios públicos como Gmail, Yahoo, Outlook, etc., y los que sí pertenecen a un dominio corporativo.

• ARRAYFORMULA: Como siempre, esta es la función clave que te permite aplicar la fórmula a un rango completo de celdas en lugar de tener que copiarla manualmente fila por fila. Nos ahorramos tiempo y evitamos errores.
• IF: El clásico «si esto es verdadero, haz esto, si no, haz lo otro». Aquí lo usamos para definir que, si se cumple la condición de que el correo pertenece a un ISP público (como Gmail o Yahoo), lo etiquetemos como «Particular», y si no, como «Corporativo».
• LEN: La función LEN simplemente verifica que la celda no esté vacía. Si la celda contiene un correo, ejecutamos la lógica de verificación. Si está vacía, no se hace nada.
• REGEXMATCH: Aquí entra la magia. Con REGEXMATCH podemos buscar patrones específicos usando expresiones regulares. En este caso, queremos comprobar si el correo termina con alguno de los dominios públicos más comunes: Gmail, Yahoo, Outlook, Hotmail. El patrón "(gmail.com|yahoo.com|outlook.com|hotmail.com)$" nos permite buscar cualquier dirección que termine en uno de estos dominios

Aquí te traigo uno de esos trucos que, aunque no tan comunes, pueden hacer maravillas cuando necesitas hacer informes automáticos basados en datos que se actualizan constantemente. Este truco combina varias funciones que, bien anidadas, te permitirán generar una lista dinámica y filtrada de elementos únicos y ordenados de tu base de datos.

Imagina que tienes una lista de clientes que han realizado compras durante el mes, y cada cliente aparece varias veces en la hoja. Lo que necesitas es:

1. Crear una lista única de clientes que han hecho compras.
2. Ordenar esa lista alfabéticamente.
3. Mostrar solo los clientes que han gastado más de 1000 euros, por ejemplo.

En este caso, vamos a usar la combinación de las funciones FILTER, UNIQUE, y SORT para hacerlo automáticamente.

La fórmula maestra:

1. FILTER: Esta es la función clave que te permite filtrar datos con base en una condición. En nuestro caso, la función FILTER va a extraer todos los clientes que han gastado más de 1000 euros.
   • A2es la columna de los nombres de clientes.
   • B2es la columna que contiene los gastos realizados por cada cliente.
   • El criterio de filtrado es B2:B > 1000, es decir, solo se mostrarán los clientes que hayan gastado más de 1000 euros.
2. UNIQUE: Una vez que tenemos los clientes filtrados, queremos eliminar los duplicados, porque un cliente puede haber hecho varias compras pero solo queremos verlo una vez. UNIQUE se asegura de que cada cliente aparezca solo una vez en la lista final.
3. SORT: Finalmente, con SORT ordenamos la lista alfabéticamente. El 1 en la fórmula indica que estamos ordenando por la primera columna (la columna de clientes), y TRUE significa que lo haremos en orden ascendente (alfabético de la A a la Z).

Esto es lo que siempre has estado esperando durante toda tu carrera profesional. Esto te hará sentir como el rey o la reina de las hojas de cálculo: la combinación de INDEX, MATCH y ARRAYFORMULA para hacer búsquedas dinámicas y complejas de datos. Esto es un nivel más avanzado que el clásico VLOOKUP (que ya es bastante común), porque te da mayor control, flexibilidad y puedes usarlo para buscar en matrices mucho más grandes o en situaciones donde VLOOKUP se quedaría corto.

Este truco es una de las formas más poderosas de encontrar información en Google Sheets cuando tienes grandes bases de datos o varias condiciones que no puedes resolver con las funciones de búsqueda habituales. Con esta combinación, puedes buscar en múltiples columnas, encontrar coincidencias en diferentes posiciones, y aplicar condiciones específicas de manera automática. (Firmo autógrafos a la salida)

Tienes una base de datos gigante con miles de registros, y necesitas buscar datos específicos que no están bien organizados en las columnas tradicionales o que están repartidos en varios campos. Por ejemplo, necesitas buscar un producto en una tabla, pero no puedes usar el simple VLOOKUP porque el producto no está en la primera columna (un limitante de VLOOKUP), o porque los datos están distribuidos en varias columnas.

Aquí entra en juego el combo de INDEX, MATCH y ARRAYFORMULA, que te permite hacer búsquedas dinámicas, más flexibles y sin restricciones de columna.

La fórmula maestra:

1. ARRAYFORMULA: Permite aplicar toda la fórmula de una vez a un rango de celdas. De esta manera, puedes realizar búsquedas dinámicas en una gran cantidad de datos al mismo tiempo, sin tener que copiar la fórmula fila por fila
2. INDEX: Esta función es la que devuelve el valor de una celda dentro de un rango específico, en función de la fila y la columna que le indiquemos. Es súper potente porque no tiene la limitación de VLOOKUP, que solo busca en la primera columna. Aquí, INDEX busca en la columna A por ejemplo, para traernos el dato deseado..
3. MATCH: La clave para encontrar la posición exacta. En este caso, MATCH nos devuelve la fila en la que se encuentra lo que estamos buscando. La magia aquí es que podemos combinar múltiples criterios.
   • (B2=»Producto1″): Este es el primer criterio, que busca el producto específico.
   • (C2=»CategoríaA»): El segundo criterio es que también coincida con una categoría específica.
4. Ambas condiciones se multiplican, porque estamos buscando que ambas se cumplan (esto es lo equivalente a un «AND» lógico en programación).
5. El 1 en MATCH(1; ...): Esto le dice a Google Sheets que busque la primera fila donde se cumplan ambas condiciones, ya que la multiplicación de los criterios devuelve un 1 cuando ambas son verdaderas.

Este truco te va a encantar si odias las tablas dinámicas pero necesitas hacer algo dinámico sin complicarte la vida. Vamos a combinar OFFSET, COUNTA y ARRAYFORMULA para generar una tabla que se ajuste automáticamente a la cantidad de datos que tengas. Básicamente, estamos creando una «pseudo-tabla dinámica», pero sin el engorro de configurarla cada vez que necesitas actualizar datos. Ideal para mantener reportes que se actualizan de forma constante.

Tienes un montón de datos en diferentes celdas, pero no sabes cuántos datos nuevos se van a ingresar cada semana. ¿Cómo puedes crear una fórmula que se ajuste automáticamente al volumen de información sin tener que estar modificando manualmente los rangos? Aquí entra la combinación de OFFSET + COUNTA + ARRAYFORMULA.

La fórmula maestra:

• OFFSET: Esta es la función principal que te permite crear un rango dinámico. Básicamente, OFFSET devuelve un rango que comienza en la celda que le indiques y se extiende por un número específico de filas y columnas. Pero lo mejor es que ese rango puede cambiar en función de tus datos.
  • • A1 es el punto de partida (celda de referencia).
    • El 0 en filas y columnas significa que no vamos a movernos ni horizontal ni verticalmente desde la celda de inicio.
• COUNTA(A:A) cuenta cuántas filas de datos hay en la columna A. Esto hará que el rango se ajuste automáticamente conforme se agregan más datos.
• COUNTA: Es la función que cuenta cuántas celdas en un rango tienen contenido. En este caso, cuenta cuántos valores hay en la columna A. Esto es lo que hace que el rango de OFFSET se ajuste automáticamente a la cantidad de filas que realmente contienen datos.
• ARRAYFORMULA: Como en los trucos anteriores, ARRAYFORMULA extiende la fórmula a todo el rango que define OFFSET, lo que permite que la fórmula se aplique automáticamente a cada fila o columna dentro de ese rango.
• El 3 en OFFSET define cuántas columnas quieres incluir en tu tabla dinámica. En este ejemplo, el rango se extendería desde la columna A hasta la columna C, pero puedes cambiarlo según las necesidades de tus datos.

Aquí te traigo un truco más rompedor que te permitirá limitar la cantidad de datos que quieres mostrar mientras organizas todo de manera dinámica y eficiente. Esto es especialmente útil cuando trabajas con grandes volúmenes de información y necesitas generar una lista única y ordenada con un número limitado de resultados.

Vamos a usar ARRAY_CONSTRAIN, que no es tan conocido pero muy poderoso, en combinación con UNIQUE y SORT para manejar conjuntos de datos grandes sin que Sheets explote.

Imagina que tienes una base de datos con miles de entradas, pero solo necesitas ver los primeros 10 elementos únicos y ordenados. Esto es ideal para cuando quieres crear informes cortos y precisos, o cuando estás trabajando con hojas dinámicas que cambian constantemente y quieres extraer los datos más relevantes sin sobresaturar tu hoja.

La fórmula maestra:

• UNIQUE: Esta función elimina los valores duplicados en la columna A (de la fila 2 a la 1000). Nos devuelve una lista única con los valores que no se repiten.
• SORT: Luego de eliminar los duplicados, usamos SORT para ordenar la lista. En este caso, ordenamos alfabéticamente (por la primera columna). El 1 indica la columna de referencia (columna A en este caso) y TRUE significa que queremos un orden ascendente.
• ARRAY_CONSTRAIN: Aquí está el toque mágico. ARRAY_CONSTRAIN limita el número de resultados que queremos mostrar. En este caso, hemos definido que solo queremos mostrar los primeros 10 resultados. El primer número (10) indica cuántas filas queremos (los primeros 10 valores) y el segundo número (1) indica cuántas columnas incluir.
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Después de darle unas cuantas vueltas a Google Sheets, hemos comprobado que es mucho más que una simple hoja de cálculo. No hace falta que seas un gurú para sacarle partido: tiene lo esencial para hacer el trabajo diario sin que se te encienda la vena en la frente. ¿Lo mejor? Trabajas en equipo como si nada, se actualiza en tiempo real y no te hace perder el tiempo con archivos a medio guardar. ¡Todo está en la nube y accesible desde cualquier sitio! (También desde casa de tu suegra).

Si tienes una empresa de tamaño medio, Google Sheets es más que suficiente para gestionar datos, automatizar procesos y mantenerte organizado sin perder el tiempo. Es rápido, accesible, y cumple con creces para todo lo que el día a día te pide. Si antes usabas solo Excel y te quejabas de no poder trabajar en equipo fácilmente, te alegrará saber que Sheets no solo sabe colaborar, sino que lo hace con estilo.

Y aquí viene lo más interesante: si todo esto te parece útil y quieres que tu equipo sea más ágil, más eficiente y que deje de pelearse con las hojas de cálculo, te invito a dar un paso más con mis cursos de Google Sheets para empresas. En estos cursos, no solo enseñaré los trucos que hemos visto aquí, sino que te mostraré cómo llevar la automatización, la gestión de datos y la colaboración en equipo al nivel: ¡Hala!

Así que, si lo que buscas es una solución ágil, fácil de aprender y perfecta para trabajar en equipo, Google Sheets es la opción. Y si quieres que tu equipo esté listo para aprovecharla al máximo, nos vemos en clase. ¡Es hora de que Sheets trabaje por vosotros!