Digitaliza tu empresa por cero euros (Capítulo 5)
Gestión de procesos y tareas (sin morir en el intento)
La digitalización completa puede costar 15.000–30.000 € sin contar implementación. Los obstáculos típicos: confusión entre seguimiento y dependencia, falta de compromiso interno, resistencia al cambio. Vamos a gestionar tickets con sólo herramientas de Google.
Resumen previo:
- CRM (cap. 2)
- Drive organizado (cap. 3)
- Hojas de cálculo (cap. 4)
Paso 1: Centraliza solicitudes con Google Forms
Campos del formulario:
- Nombre, email
- Descripción del problema
- Prioridad (Alta/Media/Baja)
- Categoría (Técnica/Administrativa/Comercial)
- Fecha límite esperada
Proceso: Crear en Forms → personalizar → vincular a Sheet → compartir.
Optimiza el flujo de datos
Columnas extra: Estado, Responsable, Categoría, Notas.
Automatización A - Apps Script:
function onFormSubmit(e) {
// Añade automáticamente "Abierto", "Sin asignar", "Por categorizar", "Sin notas"
}
Automatización B - Fórmulas:
=SI(A2<>"";"Abierto";"")=SI(A2<>"";"Sin asignar";"")
Adicionales:
- Filtros: Datos → Crear un filtro
- Formato condicional: Alta=rojo, +3 días=amarillo, Cerrados=verde
Paso 2: Múltiples formularios en una hoja
Estrategia: Un Form por área → todos a la misma Sheet (pestañas) → unificar con QUERY:
=QUERY({Soporte!A:Z;Administrativo!A:Z;Externo!A:Z},"SELECT Col1, Col2, Col3 WHERE Col1 IS NOT NULL",1)
Paso 3: Hábitos atómicos
1. Atención diaria: bloques fijos 9:00 y 16:00, responsables claros, alarmas en Calendar.
Automatiza notificaciones por categoría:
function sendEmailNotification(row) {
// Envía correo cuando se asigna nueva solicitud
}
2. Respuestas predefinidas en Gmail:
- Activar plantillas (Configuración → Avanzadas).
- Crear plantillas personalizadas.
- Usar filtros para asociar plantillas automáticamente.
Ejemplo:
Hola [Nombre],
Hemos recibido tu solicitud con ID [ID del ticket].
Estamos trabajando en ello.
3. Hojas claras y accesibles + checklist diario. 4. Refuerza con pequeñas recompensas: reconocimiento, desayuno grupal.
Paso 4: Analiza el rendimiento
Panel básico en Sheets:
- Total:
=COUNTA(A:A)-1 - Abiertos:
=COUNTIF(D:D,"Abierto") - Promedio resolución:
=AVERAGE(F:F-E:E) - Por categoría:
=COUNTIF(C:C,"Técnica")
Alertas: tickets atrasados, sobrecarga >10 tickets.
Revisiones periódicas con el equipo: tickets estancados, causas, mejoras.
Mejora continua: ajustar procesos, redistribuir cargas, optimizar el formulario.
Conclusión
Un sistema funcional requiere práctica, buenos hábitos y consistencia. Estas herramientas están aquí para hacer tu vida más fácil, no para complicarla.
CTAs
- Formulario inline + checkbox política
- "Reservar mi cita"
- Cursos relacionados: Google Sheets, Apps Script