Subida de precios de Microsoft 365 en 2026: cuánto te cuesta y cómo auditar licencias antes de renovar

La subida viene impuesta. Las licencias que pagas y nadie usa las eliges tú.

Desde el 1 de julio de 2026, Microsoft aplica una subida de precios en los planes Business, Enterprise, Frontline y Government, con incrementos que van del 0 % al 43 % según el plan. Una pyme en Business Basic paga un 16 % más. En Business Standard, un 12 % más. Sin añadir usuarios y sin pedir nada nuevo.

Muchas empresas aún no lo han notado. Según el propio anuncio de Microsoft, los clientes existentes mantienen el precio actual hasta la renovación. Quien tiene compromiso anual verá el precio nuevo cuando renueve, casi siempre con prisas. Las reacciones típicas son dos: protestar al partner o plantear una migración a Google Workspace a la carrera. Ninguna baja la factura de forma ordenada.

La subida de precios de Microsoft 365 es buena excusa para hacer algo que casi ninguna pyme hace: revisar qué licencias tiene, quién las usa y cuáles sobran. En este artículo calculamos el impacto en tres empresas de 10, 20 y 50 usuarios, vemos dónde se esconde el gasto inútil y montamos una auditoría de licencias en cinco pasos atada a tu fecha de renovación.

No es complicado. Es disciplina.

Qué ha subido y qué no desde el 1 de julio de 2026

Los precios oficiales están en dólares por usuario y mes, con compromiso anual. En euros la cifra varía según el país, el canal y el partner, así que usa estas tablas para calcular proporciones, no para cuadrar tu factura al céntimo.

Planes Business (los que usa casi cualquier pyme):

Nota crítica sobre Business Premium: hay artículos que lo dan como subida. El anuncio oficial de Microsoft lo mantiene en 22 $. Aun así, pide a tu partner el precio en euros por escrito antes de hacer cuentas. Lo que pagas tú depende del canal, no del titular de un blog (este incluido).

Planes Enterprise y Frontline:

En la versión sin Teams, F1 sube un 43 %, según el desglose de Office Watch. Los planes Frontline son los que más suben en porcentaje. Si tienes personal de almacén, tienda o taller con F1 o F3, el golpe proporcional más fuerte está ahí.

Microsoft justifica la subida con funciones añadidas: más capacidad de buzón en los planes Business y mejoras de Copilot Chat. Útiles o no para ti, vienen incluidas y las pagas igual.

Lo que no cambia:

• Planes personales y familiares. Microsoft 365 Personal y Familia se quedan como estaban. Si trabajas por tu cuenta con una suscripción Personal, esta subida no te toca (aunque ese plan no está pensado para uso empresarial, y eso da para otro artículo).
• Copilot independiente. Copilot Business cuesta 21 $ de precio estándar. Entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2026 Microsoft lo ofrece a 18 $ con compromiso anual, solo durante el primer año. En pago mensual sale a 25,20 $. Los paquetes de plan Business con Copilot integrado tienen su propio precio; compruébalo en la página oficial antes de comparar, porque cambia con cada promoción.

Traducción: Copilot no se ha encarecido. Lo que sube es la licencia base sobre la que va montado.

Cuánto supone la subida de precios de Microsoft 365 para tu empresa: tres ejemplos

Un 12 % no quita el sueño a nadie. Pasado a dólares al año, la conversación cambia. Tres empresas inventadas pero reconocibles, con los precios de la tabla anterior.

Ejemplo 1: Asesoría Fiscal del Ensanche, 10 personas.

Diez usuarios, todos en Business Standard porque usan Excel y Outlook de escritorio a diario.

• Antes: 10 × 12,50 $ = 125 $ al mes, 1.500 $ al año.
• Ahora: 10 × 14 $ = 140 $ al mes, 1.680 $ al año.
• Diferencia: 15 $ al mes, 180 $ al año.

Parece poco. Lo es. Pero esa asesoría tiene además dos cuentas de personas que se fueron hace un año y siguen con licencia Standard "por si hay que mirar algo en el correo". Con el precio nuevo son 28 $ al mes, 336 $ al año. Casi el doble de toda la subida.

Ejemplo 2: Distribuciones Levante, 20 personas.

Mayorista de material eléctrico. Doce personas en oficina con Business Standard y ocho entre comerciales y mozos de almacén con Business Basic.

• Antes: (12 × 12,50 $) + (8 × 6 $) = 198 $ al mes, 2.376 $ al año.
• Ahora: (12 × 14 $) + (8 × 7 $) = 224 $ al mes, 2.688 $ al año.
• Diferencia: 26 $ al mes, 312 $ al año.

Ejemplo 3: Talleres Mecánicos Norte, 50 personas.

Grupo de cuatro talleres. Veinticinco personas en oficina y jefatura con Business Standard, quince recepcionistas y asesores de servicio con Business Basic, diez mecánicos con Microsoft 365 F3.

• Antes: (25 × 12,50 $) + (15 × 6 $) + (10 × 8 $) = 482,50 $ al mes, 5.790 $ al año.
• Ahora: (25 × 14 $) + (15 × 7 $) + (10 × 10 $) = 555 $ al mes, 6.660 $ al año.
• Diferencia: 72,50 $ al mes, 870 $ al año.

Resumen en tabla:

Ninguna de estas cifras hunde una empresa. Esa es la trampa. Como no duele lo suficiente, nadie revisa nada, y el gasto inútil sigue ahí año tras año, ahora un 12 o un 16 % más caro.

Fíjate en la asesoría: dos bajas mal cerradas cuestan más que la subida entera. Cuánto sobra en tu empresa no te lo puedo decir desde aquí. El método para calcularlo viene a continuación.

Dónde se va el dinero que no ves: licencias muertas, planes sobredimensionados y Copilot sin uso

Estas son las fugas que más aparecen. Ninguna es exótica. Todas se ven desde el centro de administración en una tarde.

Cuentas de exempleados con licencia. La persona se fue, alguien bloqueó el inicio de sesión (o ni eso) y la licencia sigue asignada "por si hay que consultar el correo". Síntoma: en la lista de usuarios activos aparecen nombres que ya no están en nómina. Solución: convertir el buzón en compartido, dar acceso a quien lo necesite y quitar la licencia. Antes, haz copia del buzón si hay algo que conservar; lo tienes explicado en el artículo sobre copias de seguridad del correo corporativo.

Buzones que deberían ser compartidos. info@, facturas@, pedidos@, rrhh@. Muchas pymes los crearon como usuarios normales, con licencia Standard y la contraseña en un pósit. Un buzón compartido no necesita licencia propia mientras no supere el límite de tamaño que marca Microsoft ni necesite archivo. Además es más seguro: nadie inicia sesión con él, cada persona entra con su cuenta y queda registrado quién hizo qué. Solución: convertirlo en buzón compartido desde el centro de administración de Exchange y retirar la licencia.

Planes sobredimensionados. Business Standard para gente que solo usa el correo en el móvil y Teams en el navegador. La diferencia práctica entre Basic y Standard está en las aplicaciones de escritorio: Standard incluye Word, Excel, PowerPoint y Outlook instalados en el ordenador. Basic se queda en web y móvil. Si esa persona nunca abre Excel en el ordenador, paga algo que no usa. Con los precios nuevos, cada bajada de Standard a Basic son 7 $ al mes por usuario, 84 $ al año.

Frontline mal asignados. Aquí hay errores en las dos direcciones. Personal de oficina con F3 que se busca la vida para trabajar con Office de escritorio, y no puede, porque F3 no lo incluye. Y personal de taller o tienda con Business Standard porque "así tiene de todo", cuando solo ficha, lee avisos en Teams y consulta un procedimiento en SharePoint.

Con los precios nuevos, F3 cuesta 10 $ y Business Basic 7 $. Para quien solo necesita correo y Teams, Basic puede salir más barato. Pero F3 incluye gestión de dispositivos y seguridad que Basic no trae, así que revísalo caso por caso con tu partner antes de mover a nadie. F1 está pensado para Teams y SharePoint, sin buzón de correo propio.

Copilot comprado sin uso. Diez licencias de Copilot Business compradas en una oleada de entusiasmo, asignadas a dirección y a los "más tecnológicos". A los tres meses, la mitad no lo abre. A precio estándar, diez licencias son 210 $ al mes, 2.520 $ al año. Si cinco no se usan, son 1.260 $ al año tirados. Y si las compraste con el precio promocional, recuerda que dura solo el primer año: en la renovación vuelven a los 21 $. El centro de administración tiene un informe de uso específico de Copilot. Míralo antes de renovar.

Licencias compradas y sin asignar. La fuga más difícil de ver porque no tiene nombre de persona detrás. Compraste 25, tienes 22 asignadas. Las tres restantes se pagan igual. Es el caso más fácil de arreglar y el más absurdo de mantener.

Auditoría de licencias de Microsoft 365 en cinco pasos

Se hace desde el centro de administración de Microsoft 365 (admin.microsoft.com) con una cuenta de administrador global o de facturación. Media jornada la primera vez. Una hora las siguientes.

Antes de empezar, abre una hoja de cálculo con dos pestañas: "Productos" y "Usuarios". Todo lo que encuentres va ahí. Si al final no hay hoja, no hay auditoría.

Paso 1: Inventario de lo que pagas.

Ve a Facturación > Licencias. Anota, para cada producto: licencias compradas, licencias asignadas, tipo de compromiso (mensual o anual) y fecha de renovación. Cuatro columnas, una fila por producto, en la pestaña "Productos".

Si las compradas son más que las asignadas, ya tienes el primer ahorro. Apúntalo con su importe mensual al precio nuevo.

Paso 2: Lista de usuarios con licencia contra la plantilla real.

Ve a Usuarios > Usuarios activos. Exporta la lista a CSV con el botón de exportar y pégala en la pestaña "Usuarios". Cruza esa lista con la plantilla actual que te pase administración o RRHH. Marca en una columna nueva:

• Persona en plantilla y con licencia. Correcto.
• Persona que ya no está y sigue con licencia. Candidata a quitar licencia.
• Cuenta genérica (info@, pedidos@) con licencia. Candidata a buzón compartido.
• Cuenta que nadie sabe de quién es. Investigar antes de tocar.

La última categoría existe en todas las empresas. Cuentas de prueba, de un proveedor que montó algo hace años, de una impresora que envía escaneos por correo. No las borres a ciegas. Pregunta primero.

Paso 3: Uso real de cada persona.

Ve a Informes > Uso. Revisa sobre todo el informe de aplicaciones de Microsoft 365 (quién usa Word, Excel u Outlook en escritorio, web o móvil) y el de actividad de correo. Elige el periodo más largo que te ofrezca el informe.

Si en lugar de nombres ves identificadores aleatorios, es la opción de privacidad de los informes. Se cambia en Configuración > Configuración de la organización, pestaña Servicios, apartado Informes. Consulta con quien lleve protección de datos en tu empresa antes de desactivarla, porque vas a ver actividad por persona. Deja constancia de para qué la usas: revisar licencias, no controlar a nadie.

Con el informe delante, añade una columna a tu hoja: "usa escritorio sí/no". Quien tiene Standard y no usa aplicaciones de escritorio es candidato a Basic.

Paso 4: Copilot y complementos.

Revisa el informe de uso de Copilot y cualquier complemento que tengas contratado: Teams Phone, almacenamiento extra, Visio, Project. Mismo criterio: quién lo tiene, quién lo usa, desde cuándo no lo usa.

Regla: si alguien no ha usado un complemento en todo el periodo del informe, la licencia se retira salvo que su responsable lo justifique por escrito. Una línea basta. Cero justificación, cero licencia.

Paso 5: Propuesta de ajuste con fecha.

Con la hoja completa, redacta una propuesta de cambios en tres bloques:

1. Quitar ya. Licencias sin asignar que se puedan reducir y cuentas de exempleados.
2. Cambiar de plan en la renovación. Bajadas de Standard a Basic, ajustes de Frontline, Copilot que no se usa.
3. Investigar. Cuentas sin dueño y casos dudosos.

Cada línea con su ahorro mensual al precio nuevo. Dirección lee cifras, no listas técnicas.

Listo. Tienes la auditoría.

Ejemplo aplicado: Talleres Mecánicos Norte.

El inventario da 28 licencias Standard compradas y 25 asignadas. Al cruzar con la plantilla, cuatro de esas 25 son de exempleados y otra es citas@, la cuenta que usa recepción en uno de los talleres. Y el informe de uso muestra que seis personas de jefatura de taller no abren nunca las aplicaciones de escritorio.

La propuesta queda así, a precio nuevo:

• Tres licencias Standard sin asignar: 42 $ al mes.
• Cuatro exempleados convertidos a buzón compartido: 56 $ al mes.
• citas@ convertida a buzón compartido: 14 $ al mes.
• Seis jefes de taller de Standard a Basic: 42 $ al mes.

Total: 154 $ al mes, 1.848 $ al año. Más del doble de lo que les ha costado la subida. Los números son inventados; el patrón, no.

Cambiar de plan con cabeza: cuándo bajar, cuándo subir y qué comprobar antes

Bajar a alguien de plan sin mirar qué usa garantiza a media oficina llamando el lunes porque "Excel ya no se abre".

Cuándo bajar de Standard a Basic.

• La persona trabaja con el correo en el navegador o en el móvil.
• No abre libros de Excel con macros o conexiones a datos.
• No depende de complementos de Outlook de escritorio (algunos programas de gestión y de firma los usan).

Si cumple las tres, baja. Si falla una, déjala como está o habla con ella antes.

Ejemplo: en Distribuciones Levante los ocho comerciales ya estaban en Basic. Pero de los doce de oficina, tres (almacén y logística) solo usaban el correo web y Teams. Pasarlos a Basic son 21 $ al mes con precios nuevos. Cuatro quintas partes de lo que les ha subido la factura.

Cuándo subir de plan.

Pasa, aunque suene raro. Business Premium no ha subido y la distancia con Standard se ha quedado en 8 $ por usuario y mes. Si pagas aparte herramientas de seguridad o de gestión de dispositivos que ya vienen en Premium, puede salir más a cuenta subir que mantener dos contratos. Haz la cuenta con el precio en euros de tu partner y lo que dejarías de pagar fuera. Sin esa cuenta, no subas.

Qué comprobar antes de cualquier cambio de plan.

• Datos del buzón. Al cambiar entre planes Business el buzón se mantiene, pero confirma con tu partner el procedimiento concreto para no dejar a nadie sin licencia en mitad del cambio.
• Aplicaciones instaladas. Quien baja a Basic pierde las aplicaciones de escritorio. Avísale con tiempo y enséñale la versión web.
• OneDrive y archivos locales. Asegúrate de que la persona tiene sus archivos en OneDrive o SharePoint y no en el escritorio del ordenador.
• Integraciones. Programas de facturación, CRM o firma que dependen de Outlook de escritorio. Pregunta a quien los administra.

Nota crítica: los cambios de plan en compromiso anual normalmente solo se aplican en la renovación. Lo vemos en el siguiente punto.

Renovación, compromiso anual y papel del partner

La mayoría de pymes compra Microsoft 365 a través de un partner con compromiso anual. Eso decide cuándo te llega la subida y cuándo puedes ajustar.

Compromiso anual. Pagas un precio fijado durante el año de contrato. Según el anuncio de Microsoft, los clientes existentes siguen con el precio anterior hasta la renovación. La parte mala: durante ese año puedes añadir licencias, pero reducirlas normalmente solo es posible en la renovación, salvo una ventana corta justo después de la compra. Si llegas a la renovación sin haber revisado nada, se renueva el mismo número de licencias, ahora al precio nuevo.

Compromiso mensual. Cada licencia cuesta más, pero puedes bajar cuando quieras. Como referencia, Copilot Business sale a 21 $ con compromiso anual y a 25,20 $ en mensual: un 20 % más por la flexibilidad. Mezclar anual para la plantilla fija y mensual para temporales, becarios o campañas es una práctica sensata.

Traducción: tu fecha de renovación es la que manda. Todo el trabajo de auditoría tiene que estar hecho antes.

Calendario de auditoría ligado a la renovación:

Qué pedirle al partner por escrito:

"Hola, [nombre]. Nuestra renovación de Microsoft 365 es el [fecha]. Necesito, antes del [fecha], el precio por usuario y mes de cada plan que tenemos contratado con las tarifas vigentes desde el 1 de julio de 2026, en euros y con impuestos desglosados. También quiero saber qué opciones tenemos para reducir licencias o cambiar de plan en la renovación y hasta qué fecha puedo comunicar esos cambios. Gracias."

Copiar y pegar. Un partner serio responde a esto sin problema. Si no contesta o se va por las ramas, eso también es información.

Muchas veces nadie le ha pedido nunca al partner que revise nada y renueva lo que había. La auditoría es tu trabajo. El suyo es aplicar los cambios bien y a tiempo.

El proceso que evita repetir la auditoría: altas y bajas ligadas a licencias

Sin cambiar el proceso, dentro de un año volverás a tener cuentas de exempleados con licencia y buzones genéricos de pago. La raíz casi siempre es la misma: nadie tiene asignado gestionar licencias cuando entra o sale alguien.

Solución: atar las licencias a los procesos de altas y bajas que ya tienes, o que deberías tener.

En el alta:

• RRHH o administración comunica la incorporación con fecha y puesto.
• El puesto define el plan. Una tabla sencilla: "Comercial: Basic. Administración: Standard. Taller: F3." Se decide una vez, no con cada contratación.
• La licencia se asigna el día que empieza la persona, no una semana antes.

Si tu onboarding no tiene este paso, el artículo sobre onboarding de empleados en dos semanas te da una estructura donde encaja sin esfuerzo.

En la baja:

• El día de salida se bloquea el inicio de sesión.
• Se hace copia del buzón y de OneDrive si hay que conservar algo.
• El buzón se convierte en compartido y se da acceso al responsable.
• Se retira la licencia. El mismo día, no "cuando haya un rato".
• Si el compromiso es anual, esa licencia queda libre para la próxima incorporación o se marca para reducir en la renovación.

Revisión trimestral de quince minutos.

Una persona, cada tres meses. Si el proceso de altas y bajas funciona, no sale nada. Si sale algo, se corrige antes de que sea un año de gasto. Checklist para copiar y pegar en el calendario:

• Compradas contra asignadas en Facturación > Licencias.
• Usuarios activos contra plantilla actual.
• Cuentas genéricas nuevas con licencia.
• Uso de Copilot y complementos en los últimos 90 días.
• Días que faltan para la renovación.

Mete también el coste de licencias como partida propia en el presupuesto. Si en tu empresa Microsoft 365 va mezclado en "gastos generales", nadie lo ve crecer. El artículo sobre el presupuesto anual que sí sirve explica cómo separar las partidas que conviene vigilar.

Y una pregunta incómoda: ¿todas las personas de tu empresa necesitan Microsoft 365? Hay puestos que solo reciben avisos y consultan un documento. Para esos casos, la guía Digitaliza tu empresa por cero euros repasa alternativas gratuitas.

Errores frecuentes

Error 1: Migrar a otra plataforma en caliente.

Síntoma: llega la factura, alguien en dirección dice "nos vamos a Google" y arranca una migración sin inventario ni plan. Solución: auditoría primero. Si su ahorro cubre la subida, la migración deja de tener sentido económico.

Error 2: Quitar licencias a exempleados sin salvar el buzón.

Síntoma: se retira la licencia, pasa el periodo de retención y el correo de esa persona desaparece, con presupuestos y conversaciones con clientes dentro. Solución: primero convertir a buzón compartido o hacer copia, después retirar la licencia. En ese orden.

Error 3: Bajar de plan a toda la oficina de golpe.

Síntoma: se pasa a todo el mundo de Standard a Basic para ahorrar y el lunes nadie puede abrir la plantilla de Excel con macros que usa facturación. Solución: cambio persona por persona, con el informe de uso delante y una conversación previa con quien tenga dudas.

Error 4: Llegar a la renovación sin haber hecho nada.

Síntoma: el compromiso anual se renueva solo, con el mismo número de licencias y el precio nuevo, y te quedas atado otro año. Solución: calendario de auditoría con la fecha de renovación en rojo y arranque 90 días antes.

Error 5: Presupuestar con precios de un artículo.

Síntoma: calculas el año con cifras en dólares sacadas de un blog y la factura real, en euros, no cuadra. Solución: precio en euros confirmado por escrito por tu partner antes de decidir nada.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto ha subido Microsoft 365 Business Standard en 2026?

Business Standard pasa de 12,50 $ a 14 $ por usuario y mes, un 12 % más. Business Basic pasa de 6 $ a 7 $, un 16 % más, y Business Premium se mantiene en 22 $. Son precios oficiales en dólares con compromiso anual; en euros la cifra varía, así que confirma el importe exacto con tu partner o en tu factura.

¿Desde cuándo se aplica la subida de precios de Microsoft 365?

Desde el 1 de julio de 2026. Microsoft indica que los clientes existentes mantienen el precio actual hasta la renovación, así que con compromiso anual la subida te llega cuando renuevas.

¿Cómo reducir el coste de las licencias de Microsoft 365 en una pyme?

Quitando licencias de exempleados, convirtiendo cuentas genéricas en buzones compartidos, bajando a Basic a quien no usa aplicaciones de escritorio y retirando Copilot y complementos sin uso. Todo se ve en los informes del centro de administración. Los cambios de plan suelen aplicarse en la renovación, así que hay que prepararlos antes.

¿Afecta la subida de Microsoft 365 a los planes personales y familiares?

No. La subida afecta a los planes Business, Enterprise, Frontline y Government. Microsoft 365 Personal y Familia mantienen su precio.

¿Ha cambiado el precio de Copilot con la subida de Microsoft 365?

No. Copilot Business sigue en 21 $ por usuario y mes de precio estándar. Entre el 1 de julio y el 31 de diciembre de 2026 hay un precio promocional de 18 $ con compromiso anual, válido solo el primer año. Lo que sube es la licencia base Business sobre la que se añade Copilot.

¿Cómo saber si tengo licencias de Microsoft 365 que no uso?

Compara en Facturación > Licencias las compradas con las asignadas, cruza los usuarios activos con tu plantilla real y revisa en Informes > Uso quién usa cada aplicación. Lo que no cuadre es gasto que sobra.

Antes de la próxima factura

La subida de precios de Microsoft 365 no se puede evitar. Pagar de más por licencias que nadie usa, sí. Para una pyme de 10 a 50 personas, la auditoría es media jornada de trabajo la primera vez y quince minutos cada trimestre después. El ahorro se ve en la siguiente renovación.

Mira hoy tu fecha de renovación. Si faltan menos de 90 días, empieza esta semana.

Si prefieres no hacerlo en solitario, en una sesión de 30 minutos revisamos contigo tu inventario de licencias, localizamos las fugas más claras y dejamos montado el calendario de auditoría ligado a tu renovación y a tus altas y bajas. Sales con la lista de cambios hecha. Yo no vendo licencias, así que no gano nada con que compres más.